Documenta

Il problema

La gestione da parte di un ente o un'azienda della presenza su Web, sia essa di tipo puramente informativa/promozionale, oppure di tipo operativo, è un'operazione complessa. Essa implica la necessità di dotarsi di proprio personale tecnico dedicato, oppure di appoggiarsi a realtà esterne, con la conseguenza di dover dedicare a ciò tempi e budget significativi.

Inoltre sono frequenti i ritardi nell'aggiornamento delle informazioni, dato che chi genera le informazioni e chi le pubblica sono persone diverse, se non strutture distinte. In questo modo vengono da una parte vanificati i pregi dell'immediatezza della comunicazione su Internet, dall'altra si indebolisce la propria immagine.

La soulizone

Per superare questi limiti sono nati i CMS (Content Management System), pensati per rendere l'amministrazione di queste attività diretta e alla portata di tutti, e quindi per sciogliere il nodo critico di tutte le iniziative basate su Internet, cioè la sostenibilità dell'organizzazione, della realizzazione e dell'aggiornamento dei dati.

Il nostro sistema di gestione dei contenuti consente di eseguire in modo semplice ed in autonomia l'inserimento e la modifica di informazioni e la manutenzione dei propri siti o portali Internet/Intranet.

La sua struttura modulare, la sua flessibilità e l'ampia personalizzazione che consente lo rendono adeguato per tutte le soluzioni di presenza su Internet, dalle più semplici alle più complesse.

Documenta permette agli utenti autorizzati di utilizzare dei modelli preimpostati, che da una parte mettono in grado coloro che aggiornano le informazioni di focalizzarsi sui soli contenuti e non sull'aspetto grafico, dall'altra garantiscono all'organizzazione che vengano usate modalità di comunicazione autorizzate e che la presentazione sia uniforme ed omogenea. L'inserimento e la correzione di immagini e testi avviene in modo guidato attraverso una semplice interfaccia Web, utilizzabile anche in remoto: in pochi click le informazioni possono essere inserite e pubblicate.

Documenta consente uno stretto controllo su coloro che sono responsabili dell'inserimento delle informazioni e della loro pubblicazione, grazie ad un avanzato sistema di autorizzazioni che permette di gestire il workflow dei documenti e delle informazioni, definendo ruoli e permessi di ogni operatore in relazione alle singole attività.

Oltre alle informazioni pubbliche su Web, il sistema supporta la creazione della propria Intranet/Extranet, definendo aree riservate in cui gestire informazioni condivise, come per esempio repository di documenti, e tramite le quali coordinare le attività dei propri gruppi di lavoro. Dato che l'interfaccia per l'accesso è la stessa del sistema di pubblicazione su Web, i tempi di apprendimento e i costi di gestione sono ridotti.

Infatti, grazie anche alle funzioni di supporto al lavoro collaborativo (quali per esempio calendari condivisi, rubriche, messaggistica interna, e molto altro), il proprio portale diviene uno strumento di lavoro e di coordinamento, disponibile 24 ore su 24 e in ogni posto della propria rete locale o remotamente via Internet.

Caratteristiche

• Semplicità nella gestione di Siti Web, Portali, soluzioni Intranet/Extranet
• Tempi e costi ridotti di apprendimento e gestione
• Interfaccia in italiano
• Editor visuale per i contenuti Web
• Accesso con il solo browser Web, senza acquisto e installazione di alcun software addizionale
• Un unico strumento per la gestione delle informazioni destinate alla pubblicazione e quelle per uso interno al proprio gruppo di lavoro
• Possibilità di inserire testi, ma anche file scaricabili, come PDF, Word, filmati, etc.
• Motore di ricerca integrato
• Impostazione a modelli (template) per una garanzia di omogeneità della presentazione delle informazioni all'interno di tutto il portale
• Adeguamento agli standard:
  o Conformità alle specifiche di accessibilità (accesso per disabili) W3C WAI-A e US Section 508
  o conformità alle specifiche W3C HTML 4.01 e CSS
• Supporto all'attività di gruppi di lavoro
• Gestione di zone ad accesso riservato
• Strumenti specifici quali: calendari condivisi, rubriche, messaggistica interna
• Sistema di sicurezza integrato con permessi differenziati per ruoli e zone del sito
• Supporto al workflow dei documenti e degli oggetti personalizzabile
• Costi ridotti di acquisizione
• Numerosi moduli opzionali disponibili, quali notiziari, forum, newsletter
• Integrabile con sistemi informativi interni, per i quali può divenire un'interfaccia omogenea con il sistema di pubblicazione delle informazioni

Vantaggi Per l'Azienda

I vantaggi di un sistema di gestione dei contenuti

Fino ad ora la creazione di un sito Web o del portale della propria azienda, o anche solo la semplice modifica dei contenuti, è stata per lo più appannaggio delle web agency o di altre società specializzate, con conseguenti costi sostenuti e tempi di aggiornamento elevati. Anche chi ha avuto la possibilità di svolgere in proprio queste attività ha dovuto sostenere comunque costi elevati, dati da software onerosi e dall'impiego di personale specializzato con competenze tecniche specifiche.

Aggiornamento continuo e automatico

Documenta, grazie alla sua immediatezza e semplicità, consente a coloro che in azienda producono le informazioni (reparto marketing, commerciali, etc.), di pubblicare direttamente i contenuti su Web, indipendentemente dalla loro competenza informatica e senza intermediari tecnici.
In questo modo è garantita la correttezza delle informazioni e la tempestività degli aggiornamenti.

Accesso universale

Il sistema Documenta, essendo basato su Web, non necessita dell'installazione di alcun software e ne permette l'impiego anche su elaboratori non aggiornati.
Queste caratteristiche ne consentono anche l'utilizzo via Internet, rendendo possibile quindi la gestione anche da remoto fuori dal proprio ufficio.

Garanzia di correttezza e omogeneità

Con Documenta chi inserisce i contenuti non deve preoccuparsi degli aspetti grafici, definiti dall'organizzazione, ma dei soli contenuti. Infatti il sistema basato su modelli garantisce l'omogeneità e l'adeguatezza della presentazione delle informazioni.
Documenta consente di lavorare ai contenuti del sistema senza che questi siano visibili pubblicamente, se non nel momento in cui l'autore ne decide il completamento; al contempo però permette di vedere un'anteprima di come appariranno sul sito.
Analogamente è possibile togliere la visibilità ad informazioni presenti nel proprio sito, senza doverle cancellare, ma semplicemente archiviandole con la garanzia di poter ripristinare velocemente, in futuro, l'accesso a materiale che può tornare nuovamente utile.

Potenza e flessibilità

La flessibilità di Documenta consente la realizzazione di servizi avanzati come questionari, sondaggi, forum, newsletter, etc., che consentono un contatto rapido e diretto con la propria clientela.
Il sistema di sicurezza integrato permette di limitare gli accessi ai soli utenti autorizzati, creando diversi ruoli per le diverse figure aziendali, e consentendo, per esempio, l'aggiunta o la modifica di contenuti alle sole persone appropriate, anche limitatamente ad alcune parti del sito.
Il sistema inoltre supporta un potente sistema di workflow che definisce l'iter delle informazioni, ad esempio per delegare ad un responsabile la pubblicazione delle informazioni che vengono preparate dal personale dell'azienda.

Aree riservate

Documenta permette di creare delle zone protette in cui pubblicare informazioni riservate a gruppi di lavoro ristretti.
Questi contenuti possono essere condivisi sia con il personale interno all'azienda (Intranet) che con partner esterni (Extranet). L'accesso è strettamente controllato, ed è possibile definire modalità di accesso differenziate a seconda della provenienza e del tipo di utente.
Gli utenti del sistema utilizzano un solo strumento con la stessa interfaccia per gestire sia le informazioni pubbliche su web che i contenuti riservati: in questo modo i tempi di apprendimento e di utilizzo risultano estremamente ridotti.

Vantaggi per la Pubblica Amministrazione

Mantenere aggiornati i propri siti e portali URP con semplicità

Le modalità di presentazione delle informazioni stanno cambiando in modo molto rapido, grazie anche alla spinta verso l'innovazione tecnologica guidata dalle direttive sull'E-Government.
Gli Enti hanno sempre più la necessita di creare nuovi servizi e ampliare la loro comunicazione pubblica tramite Internet, sia per migliorarne la qualità, sia soprattutto per velocizzarne la diffusione e ridurne i costi di gestione.
Fino ad ora questa attività necessitava di competenze tecniche informatiche. Documenta consente invece, grazie alla sua facilità, di pubblicare le informazioni a coloro che le posseggono; infatti produrre contenuti da pubblicare su Web diviene un'attività alla portata di tutti.
In questo modo sarà facile e immediato mantenere aggiornati i propri siti o i propri portali URP.
Un sistema di gestione dei contenuti come Documenta garantisce che le informazioni pubblicate siano graficamente omogenee, in modo da assicurare sempre la coerenza del sito, anche se nella propria struttura molte persone diverse si occupano di inserirvi informazioni.

Servizi e contatto diretto coi cittadini

L'immediatezza con cui è possibile gestire i contenuti del proprio sito, unita alla potenza della soluzione, permette di coprire esigenze diverse e implementare rapidamente e con semplicità svariate tipologie di servizi.
Infatti con lo stesso strumento si può creare un sito di immagine per la propria amministrazione, gestire URP, pubblicare informazioni per i cittadini, come leggi, norme, delibere, bandi, etc, e allo stesso modo istituire servizi di contatto e raccolta delle opinioni dei cittadini tramite pubblicazioni, newsletter, forum, sondaggi, questionari, etc.
Lo stesso strumento può venir utilizzato poi per creare aree riservate, non visibili al pubblico e protette da un solido sistema di sicurezza, in cui porre documentazione da condividere con altri uffici, anche fisicamente distanti, o altri Enti.

Servizi pubblici accessibili

Il problema dell'accessibilità, cioè della possibilità di fruire dei contenuti di un sito da parte di persone con disabilità è una tematica che è sempre più sentita, soprattutto da coloro che forniscono un servizio pubblico.
Sulla scia degli Stati Uniti, dove da tempo vi sono vincoli legislativi specifici, anche l'Europa, e in prima fila l'Amministrazione Pubblica Italiana si stanno fortemente sensibilizzando: nella definizione delle linee strategiche per il triennio 2002-2004 sono state pubblicate delle linee guida per l'accessibilità e recentemente il Consiglio dei Ministri ha varato il Ddl Stanca, che rende obbligatoria l'accessibilità per i nuovi Siti della Pubblica Amministrazione.
Documenta consente la creazione di siti accessibili secondo gli standard affermati in questo campo, in particolare lo WAI-A, che consiste in una serie di direttive definite dall'organismo internazionale W3C.